Vai Latvijas Nacionālajam arhīvam ir jānodod visi elektroniski parakstītie dokumenti?

Atgādne par rezerves kopiju veidošanu

"Arhīvs atgādina, ka dokumentu glabāšana CD, DVD vai ārējos nesējos ir nedroša! Lūdzam dokumentus glabāt uz droša servera". Otra lieta - drošība/ pieejamība (tādā pašā stingrībā kā papīra dokumentiem). Drošam serverim arī ir jāveido kopija

Īsi par iznīcināšanu

  • E-dokumentu iznīcināšanu apliecina atsevišķā aktā, akta forma - tāda pati kā papīram, Ministru kabineta noteikumu veidlapa "Akta paraugs par dokumentu atlasi iznīcināšanai", 5.pielikums (datni lejupielādēt šeit)
  • Par dokumenta iznīcināšanu atbild dokumenta turētājs (organizācija)
  • Latvijas Nacionālais arhīvs nav publicējis metodiskos materiālus, kā iznīcināt elektroniskos dokumentus. Resp., metodikas nav. Skaidrs ir tikai tas, ka iznīcināšanai jābūt galīgai - fiziski jāiznīcina gan datnes, gan metadati no darbstacijām un informācijas sistēmām, tai skaitā no dokumentu vadības un resursu vadības sistēmām, kā arī jāizdzēš visas rezerves kopijas
  • Par to, kad elektroniski parakstīts dokuments uzskatāms par iznīcinātu. Izrādās, pavisam vienkārši - tad, kad pēc saskaņošanas ar Latvijas Nacionālo arhīvu aktā par dokumentu atlasi iznīcināšanai tiek veikta atzīme par iznīcināšanu!
  • Iznīcināšanas hierarhijā dati, kas satur fizisko personu datus, tiek iznīcināti primāri (valsts un pašvaldības iestādēm - pēc saskaņošanas ar Latvijas Nacionālo arhīvu!)