Vija lika man aizdomāties, kā gan ir pareizi, ja man ir lieta "Sarakste [par kaut ko]", kurai ir viens indekss, piem., 1.10 (atgādinu, tas ir sarakstes indekss, numurs uz mapes muguriņas), kādu lietas indeksu norādīt saņemto un nosūtāmo dokumentu reģistrācijas numurā, lai neveidotos neliels sajukums, kurā 1.10/1 ir gan saņemtā dokumenta reģistrācijas numurs (dienesta atzīme), gan nosūtāmā dokumenta reģistrācijas numurs (rekvizīts, ka piešķir dokumentam juridisko spēku)? Man tā arī neizdevās atrast nepārprotamu skaidrojumu, tāpēc, ja es kļūdos, lūdzu (kā vienmēr) mani informēt. Mans secinājums bija:

Var izmantot literas burtus, piem., 1.10/SAN/1 vai 1.10/NOS/1. Reģistrācijas numura formātam šajā gadījumā ir jābūt atrunātam dokumentu pārvaldības kārtībā vai rīkojumā, jo neatrunāt drīkst tikai tad, ka reģistrācijas numurs ir kārtas skaitlis, piem., Nr.1, Nr.2 utt.

Reģistrē atsevišķi, par pamatu ņemot reģistrācijas žurnālus, piem., saņemtie ir 1.11, piem., 1.11/1, bet nosūtāmie 1.12, piem., 1.12/1, bet glabā 1.10, reģistrācijas numura formātam arī ir jābūt atrunātam dokumentu pārvaldības kārtībā vai rīkojumā, jo formāts ietver lietas indeksu

Reģistrē vienā sarakstā vienlaidu numerācijā, piem., Nr.1 - saņemtais, Nr.2 - saņemtais, Nr.3 - nosūtāmais, Nr.4 - saņemtais ( Nr.1, Nr.2, Nr.3, Nr.4 utt.) VAI ar indeksu Nr.1.10/1 - saņemtais, Nr.1.10/2 - saņemtais, Nr.1.10/3 - nosūtāmais, Nr.1.10/4 - saņemtais (1.10/1, 1.10/2, 1.10/3, 1.10/4 utt.)

Nav tik vienkārši. Dokumentā ir jābūt abiem - gan parakstam, gan numuram. Korekta secība - paraksta un reģistrē. Jo dokumentam juridiskais spēks ir tikai tad, kad to paraksta visi (Dokumentu juridiskā spēka likuma 4.panta ceturtā daļa), bet pārvaldes dokumentā obligāti ir jābūt reģistrācijas numuram (Dokumentu juridiskā spēka likuma 4.panta otrās daļas 4.p.). Tikai fiziska persona neko nereģistrē

Reģistrē tas, kurš reģistrētu papīra dokumentu. Piemēram, ja attaisnojuma dokumentu papīra formātā reģistrē grāmatvedis vai nodošanas-pieņemšanas aktu papīrā - jurists, tad elektroniski parakstīto attaisnojuma dokumentu arī reģistrē grāmatvedis, bet elektroniski parakstīto nodošanas-pieņemšanas aktu - jurists. Tas, ka dokumenta formāts ir elektronisks, nenozīmē, ka to uzreiz reģistrē lietvedis. Izņemot, ja paši iekšēji un rakstiski nosaka savādāk

Primāri reģistrē lietvedis, jo lietvedis atbilstoši normatīvajiem aktiem un darba līgumam/ amata aprakstam/ dokumentu pārvaldības kārtībai/ rīkojumiem u.tml. primāri atbild par dokumentu uzskaiti. BET tā nav aksioma. Ja ir rakstiski noteikts, ka šos dokumentus reģistrē cits, piem., tās pašas Juridiskās daļas konkrēts amats vai darbinieks, tad lietvedis šos līgumus nereģistrē vai reģistrē tikai atbildīgā prombūtnes laikā

Būtiskākais - dokumenta reģistrācijas numuram jābūt neatdalāmam no elektroniski parakstītā dokumenta!

• Saite uz likumu
  Dokumentu juridiskā spēka likuma 4.pantā noteikts, ka "Tiesību aktos noteiktajos gadījumos organizācijas dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus šā panta pirmajā daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj šādus rekvizītus:[..] dokumenta reģistrācijas numurs",
• Saite uz noteikumiem
  Ministru kabineta 04.09.2018. noteikumu Nr.558 74.punkts nosaka, "lai pārvaldes dokumentam (izņemot dokumentus, kuru autors ir fiziska persona) būtu juridisks spēks, tajā papildus Dokumentu juridiskā spēka likuma 4. panta pirmajā daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj dokumenta reģistrācijas numuru atbilstoši šo noteikumu 3.4. apakšnodaļa".
• Saite uz noteikumiem
  Elektronisko dokumentu likuma 3.pants nosaka, ka "šis likums piemērojams tiktāl, ciktāl citos normatīvajos aktos nav noteikta cita dokumentu noformēšanas kārtība un nosacījumi". Ministru kabineta 28.06.2005. noteikumu Nr.473 13.punkts nosaka, ka dokumenta reģistrācijas numuru dokumentā noformē vienā no šādiem veidiem:
  
  ietverot to parakstāmajā dokumentā vai norādot to atsevišķā datnē, kuru paraksta kopā ar elektronisko dokumentu.